Een evenement als de KLK, SVC of Viking staat er niet zomaar.

Het Saab Historic Rally Team organiseert jaarlijks, samen met onze vaste uitzetters Joep Wanders en Rutger Kwant, een 4-tal evenementen, namelijk de Saab Voorjaars Challenge, de Viking en 2x/jaar een KLK. Zo’n evenement staat er niet zomaar en vergt de nodige voorbereiding en voorbereidingstijd.
Om jullie enig idee te geven, delen we hier een paar belangrijke stappen in dit proces met jullie.

Het vaststellen van de data van onze evenementen
Elk jaar, zo rond begin september, komt de agenda voor het volgend jaar aan de orde. Hierbij houden we rekening met (school)vakantieperiodes, andere evenementen zoals de rallykalender van het DHRC en de activiteitenkalender van het SCN en de beschikbaarheid van onze uitzetters en onszelf. Elk jaar is dat weer even puzzelen. Weet dat we voornemens zijn volgend jaar KLK 1 en SVC iets later in het jaar te gaan plannen, zodat beide evenementen met “geschorste oldtimers” gereden kunnen gaan worden.

Het vaststellen van de locatie van onze evenementen
We streven er naar onze evenementen in een steeds wisselende omgeving neer te zetten. Daarbij spelen bereikbaarheid, maar ook voldoende ruimte om een route uit te zetten een belangrijke rol. Niet ieder gebied in Nederland leent zich even makkelijk voor het uitzetten van een rally-evenement: ruimte, B-wegen en niet al te veel stedelijk gebied zijn daarbij cruciale factoren. Daarnaast speelt bij KLK’s dat we, gezien de succesvolle traditie van de door de “dames Kwant” verzorgde lunch, hun reistijd een beetje beperkt willen houden. Als we het gebied (ongeveer) hebben vastgesteld, gaan we ook de daadwerkelijke locatie regelen en dan spelen zaken als beschikbaarheid, ruime parkeergelegenheid en uiteraard voor SVC en Viking een offerte die biedt wat we nodig hebben voor een scherpe prijs een cruciale rol.

Het uitzetten van de route
Als we de locaties weten kunnen Rutger en Joep aan de slag: Rutger bedenkt voor de KLK een “thema” en maakt een daarbij passende route voor de oefenrit. Joep gaat aan de slag met de te rijden “lussen”, de daarbij behorende systemen en de mogelijkheden voor de extra’s zoals de Regelmatigheidsproef en een testje/behendigheidsproef. Vooral voor dat laatste is het af en toe even goed zoeken naar een geschikte, afgesloten locatie. In dit traject spelen ook vergunningsaanvragen een rol, evenals het goed in de gaten houden welke wegwerkzaamheden en andere evenementen gepland zijn rond onze datum. Met 60 auto’s langs een ander evenement dat tot opstoppingen leidt of moeten stoppen voor de intocht van bijvoorbeeld Sinterklaas midden in de rally is niet zo’n goede combi.

Het starten van de communicatie en openstellen van de inschrijvingen
Als onze voorbereidingen op stoom beginnen te komen, de locaties geregeld zijn en er hard aan de routes gewerkt wordt, komt het moment dat de inschrijving open kan en we ook inschrijvingen gaan krijgen. We organiseren de evenementen tenslotte voor de deelnemers! Voor ons als organisatie is het daarbij van groot belang om enigszins op tijd (dus liefst ruim voor sluiten inschrijftermijn) zicht te krijgen op hoeveel equipes er mee gaan doen. Het totale aantal equipes heeft impact op onze tijdschema’s, het benodigde aantal vrijwilligers om het evenement te begeleiden en op de afspraken die wij maken met onze locaties (catering en testjes). Hoewel we vanuit het verleden enigszins kunnen inschatten hoeveel deelnemende equipes we kunnen verwachten, valt het ons op dat steeds meer mensen lang wachten met inschrijven. Daar kan uiteraard een goede reden voor zijn, maar is voor ons als organisator erg onhandig omdat we dan tot op het moment van sluiten van de inschrijving in onzekerheid verkeren. We willen de inschrijving niet te vroeg sluiten om de twijfelaars, spijtoptanten, mensen die pas laat met het evenement bekend raken zo lang mogelijk in de gelegenheid te stellen om zich in te schrijven. Om iedereen te stimuleren zich tijdig in te schrijven hebben we er voor gekozen het tarief voor deelname bij vroegtijdige inschrijving (tot ruim een maand voor het evenement) lager te maken dan het tarief voor de “laat-inschrijvers”.

Narijden van de route
Bij de SVC en de Viking rijden we zo’n 4 weken vantevoren altijd de hele route na. Het bestuur van het SHRT en Joep melden zich op tijd op de locatie, rijden de route na, proberen de keuken uit en lopen de gemaakte afspraken nog even na. Het narijden levert meestal nog wat kleine wijzigingen op in de route of het tijdschema (weggetjes die niet te rijden zijn, te moeilijke of te makkelijke constructies die we willen aanpassen, etc.).

Laatste puntjes op de i
In de weken voor het evenement zetten we de laatste puntjes op de i. We geven het definitieve aantal deelnemers door aan onze locaties, zorgen dat het drukwerk (routeboeken, rallyschilden) op tijd klaar is, stemmen de tijdschema’s voor de vrijwilligers af en zorgen dat iedereen weet wie wanneer waar moet zijn en versturen alle deelnemers hun startbrieven, zodat we op de dag van het evenement optimaal voorbereid zijn en jullie kunnen ontvangen!